Existen diferentes tipos principales de comunicación empresarial que se clasifican según su propósito y dirección:
- Comunicación descendente: Fluye desde la dirección hacia los empleados. Incluye órdenes, instrucciones, políticas, procedimientos y anuncios.
- Comunicación ascendente: Fluye desde los empleados hacia la dirección. Permite a los empleados expresar sus opiniones, sugerencias e inquietudes.
- Comunicación horizontal: Ocurre entre empleados del mismo nivel o departamento. Facilita la coordinación, colaboración y resolución de problemas.
- Comunicación externa: Se produce con partes interesadas externas, como clientes, proveedores, medios de comunicación y el público en general.
La comunicación empresarial también pasa por distintas fases:
- Planificación: Determinar el propósito, la audiencia y el mensaje de la comunicación.
- Codificación: Convertir el mensaje en un formato que la audiencia pueda comprender.
- Envío: Transmitir el mensaje a través del canal de comunicación apropiado.
- Recepción: El receptor recibe y descifra el mensaje.
- Decodificación: El receptor interpreta el mensaje y lo convierte en un significado.
- Retroalimentación: El emisor verifica que el mensaje fue recibido y comprendido correctamente.
**Características de la comunicación empresarial**
Las normas básicas de etiqueta en los negocios suponen lo siguiente:
- Puntualidad: es importante ser puntual a todas las citas y reuniones.
- Vestimenta adecuada: vístase de manera profesional y apropiada para el entorno de negocios.
- Comportamiento respetuoso: sea cortés y respetuoso con todos, incluidos colegas, clientes y socios comerciales.
- Lenguaje apropiado: utilice un lenguaje profesional y evite utilizar blasfemias o insultos.
- Confidencialidad: respete la confidencialidad de la información comercial y no la comparta con personas no autorizadas.
- Ética: actúe de manera ética y profesional en todas las interacciones comerciales.
Características:
- Es intencional y tiene un propósito claro.
- Está estructurada y organizada de acuerdo con los objetivos de la empresa.
- Utiliza un lenguaje formal y profesional.
- Se adapta a la audiencia objetivo.
- Es eficaz y logra los resultados deseados.
Según el ámbito de aplicación, existen los siguientes tipos de comunicación empresarial:
Dependiendo de la dirección del flujo de información, existen comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales:
Según el grado de formalidad, existen comunicaciones formales e informales:
Las reuniones son una forma adecuada de comunicación cuando es necesario discutir temas de suma importancia y de interés general.
La conversación, por su parte, es una forma de interacción más informal y sencilla en el entorno laboral. Puede incluir cualquier tipo de contacto en el trabajo destinado a resolver un problema o intercambiar información.
Fases
Es habitual dividir el proceso de una conversación de negocios, desde su inicio hasta la consecución del objetivo fijado, en determinadas etapas o fases.
Veamos cada una de ellas con más detalle.
- Inicio: Establecimiento del contacto y presentación de los participantes.
- Exploración: Intercambio de información y exploración de intereses mutuos.
- Propuesta: Presentación de propuestas concretas por parte de las partes interesadas.
- Negociación: Discusión y acuerdo sobre los términos y condiciones del acuerdo.
- Cierre: Formalización del acuerdo y establecimiento de los compromisos de ambas partes.
- Seguimiento: Supervisión y evaluación del cumplimiento del acuerdo y mantenimiento de la relación comercial.
Sobre la base de este análisis, los socios comerciales deciden sobre la continuación de la cooperación o la finalización de los contactos.
Consejos para una comunicación empresarial efectiva:
- Ofrecer una taza de café antes de la reunión.
- Mostrar un deseo sincero de ayudar en las cosas pequeñas.
- Pedir disculpas a tiempo por los errores.
- Mantener una actitud positiva y amable.
- Utilizar un lenguaje claro y conciso.