El puesto de secretario durante mucho tiempo fue el más deseado para muchos representantes del bello sexo. En el pasado, por regla general, a un empleado de este tipo no se le exigía prácticamente nada, salvo un aspecto atractivo. Sin embargo, ahora todo ha cambiado, a veces una empleada de este tipo es una parte importante del equipo y debe estar dispuesta a cumplir muchas funciones. Como consecuencia, a menudo está sobrecargado de trabajo. Sobre cuáles son estas funciones, qué requisitos hay que cumplir para conseguir una oferta de trabajo, lea en este artículo.
Funciones
La profesión de «secretario» tiene sus raíces en la época de los romanos. Los «secretarios» eran administradores de los emperadores, hombres que tenían gran influencia política. La profesión tuvo un nuevo comienzo durante la Primera Guerra Mundial, pero ya conllevaba funciones muy diferentes. Sólo han sobrevivido ecos del significado original de «secretario» en forma de cargos como secretario general y secretario de Estado.
Hoy en día, la profesión de secretaria-referente requiere la realización de trabajos relacionados con los documentos, la organización del trabajo de oficina, la gestión del material de oficina y otras funciones. La comunicación y la atención se consideran aptitudes importantes para una secretaria-referente. El prefijo «referente» significa que la empleada se comunicará con los jefes sobre diversos casos de trabajo. Obviamente, la competencia para este puesto es alta, sobre todo en las empresas o compañías más grandes. Los conocimientos específicos que debe poseer una secretaria pueden depender a veces del área de negocio de la empresa. En pocas palabras, en una empresa de ventas de tecnología, una secretaria tendrá que conocer los entresijos de las negociaciones comerciales. Sin embargo, no es obligatorio en absoluto, para cada empresa todo es individual.
Las grandes empresas de selección de personal afirman que este puesto, junto con el de chófer y otros similares, implica mucho sobreesfuerzo fuera del horario laboral. Las personas que ocupan estos puestos tienen que ajustarse al horario de sus jefes y estar dispuestas a trabajar casi 24 horas al día, 7 días a la semana. Ahora están ganando popularidad las «secretarias virtuales», que realizan la mayor parte de las funciones de una secretaria normal para aquellas empresas que no tienen la posibilidad de alquilar una oficina o simplemente no lo hacen por el ahorro de costes que ello supone. Hay que destacar por separado la importancia de la apariencia de la secretaria. La secretaria debe vestir con un estilo de negocios, evitar el maquillaje y peinados llamativos, epatantes e inapropiados.
El uso de perfume con una fragancia notable no es bienvenido, pero se fomenta una apariencia modesta y atractiva.
Descripción del puesto
Este documento contiene todas las obligaciones relacionadas con las actividades del empleado. La descripción del puesto también contiene los derechos del trabajador y una descripción de los requisitos que se le exigen. Este documento también contiene información sobre quién tendrá que sustituir al empleado durante su ausencia. También cabe destacar el hecho de que la descripción del puesto puede revisarse y modificarse si es necesario. Esto puede ocurrir en los siguientes casos.
A continuación se enumeran las principales funciones de un secretario-referente.
Un secretario-referente debe ser responsable de la gestión de documentos y no puede revelar información confidencial. El secretario es responsable de la custodia de los documentos y de su presentación puntual a sus superiores. El secretario es responsable del incumplimiento de las funciones especificadas en la descripción del puesto. е. Por incumplimiento de sus funciones laborales, incluidas faltas como la impuntualidad. El empleado puede tener problemas si es negligente en el manejo de la documentación.
Se incurre en responsabilidad por la divulgación de información confidencial clasificada como «secreto comercial». Se prohíbe a un empleado dañar el inventario, en particular el mobiliario, que se le haya facilitado o que pertenezca a la empresa. El secretario es responsable de tratar a los empleados con falta de tacto o descortesía. Dado que se comunica con todos los demás empleados casi a diario, el secretario debe ser diplomático y no conflictivo.
No demostrar estas cualidades puede llevar al despido del secretario.
-1628809909.webp "Cuáles son las tareas de una secretaria")
En primer lugar, una secretaria-referente tiene derecho a solicitar a varios empleados los documentos que necesita para su trabajo. La secretaria puede asignar las llamadas telefónicas entrantes según su importancia a su discreción. Lo mismo se aplica al procedimiento de recepción de visitantes en la zona de recepción. También puede exigir explicaciones a los empleados si se ha cometido una falta disciplinaria. Una secretaria también tiene acceso a documentos confidenciales.
Sólo el director general puede despedir o contratar a un empleado de este tipo, no el jefe de una división o departamento como en otros casos. Lo mismo se aplica a las reprimendas. Una secretaria puede hacer sugerencias a la dirección para mejorar la documentación o las prácticas laborales de la dirección. También puede optimizar algunos procesos de trabajo. Como cualquier otro empleado, tiene derecho a exigir condiciones de trabajo confortables e incluso puede exigir verbalmente explicaciones a los empleados que infrinjan la disciplina laboral.
Por regla general, el trabajo de un secretario se evalúa en función de su eficacia y prontitud. Por lo tanto, otras habilidades son de importancia secundaria. El empleado debe ser capaz de comunicarse con la gente, negociar, tener un discurso competente. Debe ser capaz de resolver diversas cuestiones organizativas, utilizar programas ofimáticos de Microsoft – Excel, Power Point, Word y otros.
No hay requisitos estrictos para la educación, así como para la especialidad obtenida. Sin embargo, debe haber educación, aunque secundaria especializada. Se favorece a los licenciados en Derecho debido a que el trabajo está relacionado sobre todo con el mantenimiento de registros. La experiencia de 1 año o más es deseable. Como alternativa a la experiencia laboral, se puede considerar la realización de cursos de formación en secretariado.
En las empresas extranjeras del futuro empleado puede ser necesario conocer un idioma extranjero. Una secretaria debe ser capaz de expresar sus pensamientos de manera competente, escribir y componer documentos sin errores gramaticales.
A menudo, la descripción de un puesto de trabajo puede contener una lista incompleta de los derechos, deberes y requisitos que debe cumplir un secretario-referente. Especialmente las funciones – de hecho, su lista es más amplia.
-1644545000.webp "Qué hace una secretaria administrativa")
Lugar de trabajo
La demanda de esta profesión es alta. Por regla general, esta actividad es más adecuada para jóvenes especialistas recién licenciados en centros de enseñanza. Esta actividad es una gran oportunidad para aprender la estructura de trabajo de la empresa. Se cree que en esta posición se puede adquirir buenas habilidades de un futuro buen gerente. Dado que una secretaria-referente desempeña una amplia gama de funciones, es un empleado importante y necesario incluso para las empresas más pequeñas.
En conclusión, hay que señalar que la plantilla, según la cual la secretaria sólo debe saber preparar bien el café y contestar al teléfono, dista mucho de la realidad. Ahora es un especialista de amplio espectro.